Uzaktan Çalışma Sistemine Geçiş Yaptık [Deneyimlerimiz]

Bilgi İnternet A.Ş. olarak; Covid-19 salgın riski nedeniyle hem çalışanlarımızın hem de toplumun sağlığını gözeterek 16 Mart 2020 itibariyle uzaktan çalışma sistemine geçiş yapmış bulunuyoruz.

Hazırlıklarımızı 1 hafta öncesinden yapmaya başlamıştık ve uzaktan çalışma sistemine hazır hale getirmiştik. 15 Mart 2020 itibariyle de T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nın Teknopark şirketlerine yönelik, evden çalışacak personeller için nisan ayı sonuna kadar muafiyet ve teşviklerden faydalanmaya devam edebileceği duyurusu ile de tek sorunumuz olan giriş-çıkış kart okutma zorunluluğu da giderilmiş oldu.

Bu süreçteki deneyimlerimizi diğer şirketlere faydası olması açısından paylaşıyoruz.

1.Geçiş Öncesi Plan

Öncelikle mevcut sistemimizi uzaktan çalışma sistemine geçirirken olabilecek tüm sorunların listesini çıkararak bir yol haritası hazırladık. Donanımsal ve yazılımsal gereksinimlerin listesini çıkardık. Adım adım planları uyguladık. Bu plan süreci daha da hızlandırdı. Öncesinde yazılı bir plan yapmanızı tavsiye ediyoruz.

2.Uzaktan Çalışma Planı

Tüm çalışanların ortak bir çalışma planına uyması için yazılı olarak uzaktan çalışma planı hazırladık. Bu çalışma planı çerçevesinde konferans saatleri, uyulacak kurallar, teknik arıza durumlarındaki planlar gibi alt başlıklarda ortak bir çalışma planı hazırladık. Lokal çalışma dışında yazılı olan uzaktan çalışma planınızın olmasını tavsiye ediyoruz. Böylelikle önceden öngörülebilen ya da öngörülemeyen durumlarda hangi aksiyonların alınacağı belirlenmiş oluyor. Yazılımsal, donanımsal ve diğer sorunlar giderildikten sonra uzaktan çalışma planının en önemli konu olduğu düşünüyoruz. Uzaktan çalışma planını hazırlarken üzerinden durduğumuz ana başlıkları şöyle sıralayabiliriz.

İletişim kanallarının belirlenmesi

Ana iletişim kanalı ile olası bir sorunda ikinci iletişim kanalını belirlemek.

Videolu Konferans

Mesai başlangıcına toplu videolu konferans ile başlayacağız. Gün içerisinde ve gün sonunda konferans saatlerini belirledik.

Ekiplerin Sorumlulukları

Ciddi önem arz eden konularda ekiplerin sorumluluklarını belirledik. Lokal çalışmada yüz yüze iletişim gerektiren durumlarda uzaktan çalışmada hangi yolların izleneceğini belirledik.

Teknik Arızalar

Meydana gelebilecek kişisel ya da genel teknik arızalarda izlenecek yolları belirledik. Yazılımsal ya da donanımsal sorunlar meydana geldiğinde izlenilecek yol haritasını belirledik. Örneğin; Satış ekibi için yedek kulaklıklar temin edildi. Meydana gelebilecek kişisel internet ya da donanımsal sorunlarında hangi yolların izleneceği belirlendi.

Sorumlular

Lokal çalışma ortamında önemli olmayan fakat uzaktan çalışmada takipsizliğe ya da karışıklığa yol açabilecek ufak konularda sorumlular belirledik.

3.Görev Dağılımı

Her çalışanımız için kişiselleştirilmiş, yazılı bir görev dağılımı hazırladık. Genel çalışma planı içerisinde olan ve çalışanın yalnızca kendisini ilgilendiren görevleri kişiye özel belirledik. Herkes normal çalışma içerisinde görevini bilse dahi uzaktan çalışmada görev dağılımının yazılı olarak belirlenmesinin ve çalışana bildirilmesinin faydalı olacağını düşünüyoruz.

4.Yazılımsal Altyapı

Santral sistemimiz ve CRM sistemimiz kendi yazılımımız olması nedeniyle bu süreci daha kolay atlattık. Yalnızca lokal konumda çalışan sistemimizi gerekli güvenlik önlemlerini alarak çalışanlarımızın uzaktan erişimine açık hale getirdik. Kendi lokal sistemlerini uzaktan çalışma sistemine çevirmek isteyenler cyberoam ya da vpn hizmetlerinden yararlanabilirler.

5.Kurum İçi İletişim

Kurum içi iletişimimizde yine yalnızca lokalde çalışan bir sistem kullanmaktaydık. Uzaktan çalışma sistemi ve videolu konferans ihtiyaçları için Skype kullanmaya karar verdik. Slack, Microsoft teams gibi imkanlarımız olsa da daha önceki deneyimlerimizden de yararlanarak Skype’ın daha pratik olduğuna ve ihtiyacımızı karşılayacağına karar verdik. Skype’ın kurumsal uygulamasını kullanmaya gerek duymadık. Satış ekibi, teknik destek ekibi, yazılım ekibi ve tüm çalışanlarımızın yer aldığı ortak iletişim grupları oluşturduk. Mevcut bir CRM sistemimiz olduğu için bizim için anlık iletişim daha ön planda olduğundan Skype tercih nedenimiz oldu. Mevcut bir CRM sisteminiz, iş takip sisteminiz yoksa iş takip uygulamalarını kullanabilirsiniz.  

Bilgi İnternet A.Ş. olarak yukarıda yer alan başlıklar üzerinden uzaktan çalışma sistemine geçişimizi tamamladık. Bir yazılım firması olarak birçok sistemimiz hali hazırda mevcut olduğu için değinmediğimiz birçok konu olabilir. Şirketini uzaktan çalışma sistemine geçirmek isteyenler ve soruları olanlar bu konu altında sorularını sorabilirlerse ihtiyaçlarını karşılayabilecek yazılımsal önerilerde bulunabiliriz.